【現場のリーダー向け】残業を少なくする為の7つの心得
こんにちは、爽です。皆さん、いかがお過ごしでしょうか？
前回の最終投稿から約10ヶ月を経ての投稿でございます。
そして、本格的に文章を書くのは今見たら1年半ぶりになります。いや、この1年半はきつかったです。。
なぜきつかったというと、去年の3月頃に今所属してるファームで超過酷プロジェクトにアサインされたためです。
ただ、ようやく最近は仕事も落ち着きを取り戻し、このようにブログを書けるまでに復活しましたので、久しぶりに執筆しようと思います！
今回は自戒の念と備忘を込めて、今のプロジェクトに所属してから学んだ残業を少なくする為の7つの心得についてです。（上手く書けるかだいぶ不安ですが。。）よろしくお願いします！
■この記事の対象読者
・早く仕事を終えたい現場のリーダー
プロジェクトの状況
話の内容をイメージしやすいように、まず私が現在アサインされている超過酷プロジェクトの状況を書きます。フェイク含みます。
- プロジェクト内容：クライアント保有のデータ分析をすることで、クライアントの経営戦略立案・マーケティング施策立案をサポート
- クライアントの業界/部署：メーカー/経営企画部
- クライアントの特性：データ分析にそれほど詳しくない、体育会系
- プロジェクト規模：私の会社だけで20名弱が関与、そのうち私が管理するチームは10名弱
- 使用言語：Python、SQL
私はこのプロジェクトの中のデータ分析チームの一つでチームリーダーの役割を担っています。
なので、私の役割は日々、クライアントからの依頼の窓口になり、スケジュール調整・他チームとの調整・要件定義・レビュー・トラブった時のフォローなどです。
実際の分析業務は各メンバーに任せています。
残業を少なくする為の7つの心得
このような状況のプロジェクトを経験した上で、私が考える残業を少なくするための心得は以下7つです。
- スケジュールを立ててクライアントと納期の合意を取る
- クライアントに見積の妥当性を理解してもらう
- すぐにホウレンソウをする
- 要件定義をヌケモレなく実施する
- 進捗管理をマメに実施する
- 成果物の品質を担保する仕組みを作る
- とにかく"楽"を心掛ける
1.スケジュールを立ててクライアントと納期の合意を取る
いや、当たり前でしょ！って思うかもしれません。
しかし、私のプロジェクトでは、最初はなんとクライアントがかなりざっくりのスケジュールを作成して、我々はその計画に沿って行動をしていました。
しかも、相手はデータ分析にそれほど詳しくない上に体育会系と来てますから、今振り返るととにかくめちゃくちゃなスケジュールでした。寝る暇ないじゃん。みたいな。
ただ、最初なので妥当なスケジュールかの判断ができなかったことと、期待に沿わないと契約を打ち切られてしまうのではという危機感から、PM（プロジェクトマネージャー）以下、全員毎日朝まで頑張っていました。笑
完全にクライアントにいいように使われていました。
もちろん、そんな無理なスケジュールを長く続けられるはずはなく、私のチームに体調不良者が続出しました。
そこで対策として、スケジュール作成の主導権を徐々にこちらに移管する努力を積み重ね、現在は依頼されるすべての依頼について、工数をすべて正直に積み上げたうえでスケジュールを作成し、納期の合意を取っています。
そうすることで現在は現実的に無理のないスケジュールとなっており、日々の残業を私含めて2時間程度には抑えられています。
よって、私のように朝まで働く羽目にならないよう、もし、クライアントがスケジュールを作成してきた場合、まずは個々の依頼をタスクベースに分解して、一つ一つのタスクにかかる工数を積み上げ、本当にそのスケジュールで行けるかどうか、妥当性を検証すべきです。
特に相手がその分野に精通していない場合は、願望でスケジュールを引いてきている確率がかなり高いので、なおさら意識した方がよいです。
2.クライアントに見積の妥当性を理解してもらう
1つ目と関連しますが、特にクライアントがその分野に精通していない場合、こちらが正直に工数を見積もって、スケジュールを出すと「え？こんなにかかるの！？」と必ず言ってきます。必ず。そんなにかかると思うなら自分でやるか他に任せればいいじゃんといつも思います。
多分、これはコンサルに関わらずどのような職種でも一度は必ず経験すると思います。
そのような場合は、依頼内容を分解し、一つ一つのタスクににそれぞれどれくらいかかるかを説明することでその見積の妥当性を理解してもらい、それを繰り返すことでそういうものだと意識に刷り込ませるしかありません。
ただし、この行動は日々やり取りをする担当者レベルだけでなく、その上長に対しても必要です。何故なら担当者が納得したとしても、上が納得しなければスケジュールを前倒しにさせられるリスクがある為です。
向こうの上長に説明する場合は、自分でもいいですが、できれば自分の上長からも伝えてもらった方が、より納得感を得られるかと思います。
これをやらないと、無理なスケジュールを強要させられ、日々帰れない日が続いてしまうので、まだできていない場合は必ず実行しましょう。
3.すぐにホウレンソウをする
何か悪いことが起きたら抱え込まずにすぐにホウレンソウしてください。何事も時間が経つほど状況は悪化します。
私は最初、リーダーという立場から、依頼されたことはすべて自分で解決しなければならないとすべてを抱え込んでしまい、結果的に自分がボトルネックになってしまい、結果的に納期遅延を多発させてしまいました。
何でも自分でやろうとしたが故の結果ですが、クライアントは遅延した結果しか見ないので、当時の私への信頼はかなり低かったと思います。。笑
私がよく陥っていた状況をいくつか挙げます。
- クライアントからの依頼・質問にすべて対応
- 修正するソースが膨大
- 不具合のデバッグに苦闘
- レビューしている成果物に違和感があり、自分で違和感の原因を調べる
- トラブル原因の調査
自分でタスクを抱え込めば抱え込むだけ帰るのが遅くなります。抱え込みすぎて結果的に遅延を発生させてしまうのはクライアントの信頼を失い、ひいてはプロジェクト存続の危機にもつながります。
例えば自分で区切った時間で調べても解決しないのであれば、すぐに誰かに聞く、もしくは騒ぐなりして自分の状況を周りに伝えましょう。そうすることで、例え役職的に下の人であっても助けてもらって、とにかく早く仕事を片付けることを優先しましょう。
4.要件定義をヌケモレなく実施する
要件定義はかなり重要です。
スケジュールに追われ、要件定義に手を抜いてしまうと、後々クライアントと認識齟齬が生まれてしまいます。この認識齟齬の発生がタスクの実施前であればまだ何とかなりますが、タスクの実施後となってしまうと、それまでにかけた工数分がすべて無駄になり、また要件定義からやり直しになります。
また、要件定義のヌケモレはこちらの責任となりますので、当然、予定している他のスケジュールは崩さずに進めることが前提となり、他のスケジュールと並行してなるべく早く納品する必要性がある為、負担が増えて、仕事を終えるのも遅くなります。
（ちなみに残念ながら私は先日も要件定義漏れを発生させてしまいました。。）
要件定義をヌケモレなく実施する為には、
- その依頼の目的を理解する
- 要件定義のフォーマットを作成することでヌケモレをなくす仕組みを作る
- 曖昧な表現はなくす
- 内部レビュー・クライアントレビューを通す
などの対策が考えられ、実際に実行してはいますが、やはり完全には防げていないので、なかなか難しいですね。日々試行錯誤しています。
5.進捗管理をマメに実施する
メンバーの中にはどうしても進捗報告が遅かったり、わからないことを何時間もかけて考え込んでしまう方もいたり、そもそも納期を把握せずにタスクを進めている人もいると思います。従って、こちらが「今日はここまで進んでるだろう」と思っていても、蓋を開けると思ったより全く進んでない、なんてことは往々にして起こりえます。
そして、そのことに気づくのが納期直前になったりしてしまうと、結局その人とのカバーの為に自分も残業をせざるを得ません。
なので、現場のリーダーは常にメンバーの進捗に気を配り、進捗状況が不透明な人を見つけたらすぐに声を掛けて状況を確認するべきです。
ただ、その際に予想以上に進捗していない、なんてことが起きても、決してメンバーを責めてはいけません。責めたくなる気持ちは分かりますが、そのような状況に陥るまで気づけなかったリーダーの責任も大きいと考えています。また、ここで叱責してしまうと、怒られるのを恐れ、進捗報告をしてこなくなってしまう人もいるでしょう。
従って、仮にもしそのような私が場面に直面したら、まずは現状を把握し、必要であれば人の調整、自分の工数を使ってカバー、高稼働対応など、納期に間に合わせる為にメンバーに寄り添いながら、あらゆる手段を取るようにしています。
そして、すべてが終わった後、メンバーに適切にフィードバックをすることで、改善の意識を持たせ、次回以降同じことを繰り返さないようにしてもらうことで、自分もメンバーも"楽"になる仕組みを作るようにしています。
6.成果物の品質を担保する仕組みを作る
せっかく時間をかけて成果物を作り上げても、それが間違っていたとしたら当然のことながら、やり直しをしなければなりません。
また、それはこちら側の責任であることが大半ですから、クライアントからは今想定しているスケジュールをできるだけ動かさないで対応することが求められるでしょう。
従って、ミスを起こしてしまうと、余計な工数が発生するのはもちろん、クライアントからの信用も失ってしまう為、成果物の品質を担保することは残業をしない為にもプロジェクトを円滑をやり遂げる為にも非常に重要な要因です。
実際に私は今のプロジェクトで、この品質管理をどう行えばいいかわからず、チームでミスを連発してしまった結果、連日にわたって深夜まで残業をし、クライアントからの信用も地に落ち、プロジェクトを存亡の危機にまで追いやってしまった経験があります。ただ、本来はそういうことってマネージャーが率先してカバーしてくれると思ってたのですが、完全に人任せだったので自分で何とかしなければならない状況でした。笑
なので、その時に社内のドキュメントを読み漁り、品質管理についてかなり調べ、その仕組みを作りました。その結果、何とかチームを回せるようになり、今ではクライアントとの亀裂も幾分回復しています。
もしチームの成果物にミスが多いということで悩んでいたら、そもそもミスが発生してしまう仕組みになってしまっているということなので、すぐにでも現場のリーダーは常にメンバーの進捗に気を配り、進捗状況が不透明な人を見つけたらすぐに声を掛けて状況を確認するべきです。
参考までに私の考える品質管理の観点をいくつか記載しておきます。
- 要件定義をヌケモレなく実施する（残業を少なくする為の4つ目の心得と同じ）
- 分析データの品質を担保する
- たとえ数行であっても開発したソースについて、必ずテストケースを作ってテストする
- 出力された値が妥当であるか、比較資料を用いて検証する
- レビューを必ずリーダーに通し、必要であればマネージャー層まで通す
- もしミスが発生してしまった場合、ミスの原因を突き止め、次に起こさない為にはどうすれば良いか考え、改善する（PDCA）
人のやることなのでミスをゼロに防ぐことはできませんが、このように品質管理のプロセスを作ることで、残業を着実に減らすことはできると考えています。
7.とにかく"楽"を心掛ける
この"楽"には2種類の意味を含んでいます。
1つ目は文字通り、"楽"を心掛けるということです。どういうことかというと、全ての依頼を盲目的に1から10まで対応しないということです。
この依頼の依頼元は、クライアントもそうですし、上司もそうですし、何なら他チームも含みます。どの方面からの依頼もそうですが、依頼の内容を聞いていると、中にはすべての内容に対応する必要がないものもあることに気づくはずです。
従って、私は依頼が来たらまずはその依頼の目的を確認し、その目的を実現するための最短の対応は何かを考えるようにしています。そして、不要な対応をそぎ落とした後、依頼元に私の考える対応内容の妥当性を説明し、合意を取りに行きます。
このようにできるだけ無駄を省く行動の積み重ねが、私の残業削減につながっています。
2つ目は“何事もできるだけ楽しむ"意識を持つということです。
私は元来、働くことが嫌いで、できれば働きたくない人間です。なので、日々のタスクに取り組むときに億劫になることが多々あります。ただ、嫌がっていても仕事は減るわけじゃないし、タスクの着手が遅くなれば遅くなるほど労働時間は増え、それは残業の増加にも繋がります。
従って、私はなるべく「どのようなタスクにも必ず人を成長させる要素が含まれている」という考えを潜在意識に刷り込んで仕事をこなしています。
そうすることで、何も考えないよりは幾分か仕事に対して"楽しさ"を覚えるように洗脳させて（笑）、どのようなタスクも早めに片付けるように努めています。
余談ですが、特に最後の"何事もできるだけ楽しむ"意識を持つというのは、仕事に限らず、あらゆることに対して必要な姿勢ですよね。
私は中学生頃までは非常にドライで何事にも無関心な子供でした。ただ、高校生頃からこの意識を持てるようになった結果、そこから今に至るまで充実した人生を送ることができていると思っています。
まとめ
ということで、今回は残業を少なくする為の7つの心得について執筆しました。
偉そうに上で能書き垂れていますが、私もまだまだ日々の残業を0に抑えるまでには至っておりません。
しかし、それでも上記を意識することで私の労働時間、そしてひいてはチームのメンバーの労働時間が改善されたのもまた事実です。
最初から全てを取り込むことは難しいかと思いますが、あなたの今の仕事の状況を鑑みて、通用しそうな心得を実践してみてくださいね。
、、なんとか書き切れた。。
さーーーーー今年も半分！この調子で頑張って更新するぞ！
引き続きよろしくお願いいたします！